CEMENTO PAÍS SAS es consciente de la importancia de detectar, prevenir y reportar los riesgos asociados al Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (en adelante LA/FT/FPADM) y sus demás delitos fuentes que atentan contra la integridad de la población y el sistema económico; por lo cual en cumplimiento de la normatividad aplicable, los estándares y recomendaciones internacionales; como confirmación del compromiso de la Asamblea de Socios de CEMENTO PAÍS SAS ha implementado un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM conocido como SAGRILAFT.
Por tal motivo la Asamblea de accionistas ha dispuesto la presente política:
a. Políticas General LA/FT/FPADM
CEMENTO PAÍS SAS, sus funcionarios, directivos y miembros de la Asamblea de Socios reafirman su posición de cero tolerancias al Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y a la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Esto es, que no tolera ni admite actos, operaciones o vínculos de negocios, contractual o jurídico con asociados de negocios, contrapartes, potenciales contrapartes y/o alguno de sus beneficiarios finales, administradores, matrices y/o filiales, cuya relación, tenga como objeto o efecto, directa o indirectamente, operaciones de LA/FT/FPADM y sus delitos fuentes.
b. Políticas para la Contrapartes
• Se denominará Contraparte a toda persona natural o jurídica que se vincule a CEMENTO PAÍS SAS laboral, comercialmente y jurídicamente. Los lineamientos y directrices del SAGRILAFT para la vinculación comercial, laboral y jurídica son de obligatorio cumplimiento para todas las Contrapartes de CEMENTO PAÍS SAS.
• Los representantes legales, directivos, administradores, empleados y demás funcionarios de CEMENTO PAÍS SAS antepondrán el deber de colaborar con las autoridades, no sólo atendiendo los requerimientos expresos; sino auxiliándolas y cooperando en la lucha contra los delitos.
• No se podrá vincular a un Contraparte nacional o extranjera, que no haya cumplido en su totalidad con la presentación de documentos e información necesarios para la vinculación comercial, laboral o jurídica. Sin embargo, se pueden establecer excepciones a estos procedimientos y en caso de novedades, deben ser aprobados la Asamblea de Socios. Aquí se tomará decisión definitiva de vinculación de la Contraparte. De esta dinámica debe surgir un acta con la decisión final firmada por los integrantes del dicho Órgano.
• No se podrá vincular o mantener relación comercial, laboral o jurídica con Contrapartes que se encuentren en listas vinculantes y restrictivas con antecedentes y vínculos LA/FT/FPADM.
• La verificación en listas restrictivas y vinculantes de personas jurídicas o naturales estará a cargo del área de Cumplimiento. Se hará previo a cualquier tipo de transacción o de vinculación de la contraparte con CEMENTO PAÍS SAS.
• El conocimiento y verificación en listas vinculantes y restrictivas de personas jurídicas nacionales o extrajeras se realizará respecto a los socios o accionistas con participación igual o superior al 5%, Representante Legal Principal y Suplente, Beneficiarios Finales, Miembros de Junta o miembros del Máximo Órgano social (si aplica).
• Para clientes ubicados en áreas geográficas con restricciones o que se encuentren ubicados en zonas con influencia de grupos al margen de la ley, se deberá instar a una Debida Diligencia Intensificada dando cumplimiento no solo al procedimiento previsto para conocimiento del cliente, si no, deberá ser objeto de seguimiento constantes a cada una de sus operaciones.
• Cuando se trate de clientes catalogados como Personas Expuestas Políticamente (PEP), PEP de Organizaciones Internacionales o PEP extranjeras; se requerirá medidas de mayor diligencia. La decisión de incluir un PEP debe pasar por un análisis previo de la Asamblea de Socios y el Oficial de Cumplimiento.
• Una Contraparte se entenderá inactivo cuando hubiese pasado seis (6) meses sin que existiera ninguna relación contractual y/o comercial. En los casos en que se desee reactivar la relación con la organización deberá dar cumplimiento a la totalidad de los requisitos exigidos para vinculación comercial.
• La verificación en listas vinculantes y restrictivas se realizará a todos los empleados y el personal en proceso de selección, antes de su vinculación y anualmente para el caso de los colaboradores. La evaluación anual estará a carga del área de Recursos Humanos con el apoyo del área de Cumplimiento. En caso el candidato se evidencien hallazgos LA/FT/PADM, se debe analizar el caso con el Oficial de Cumplimiento. La decisión será determinante para continuar o no en el proceso.
• En CEMENTO PAÍS SAS se consideran Contrapartes igualmente personas naturales o jurídicas a los cuales, por decisión del Representante Legal o Asamblea de Socios, sean objetos de patrocinio y donaciones. En este sentido les aplican los procedimientos de Debida Diligencia.
c. Política de Áreas geográficas o Jurisdicciones
Las jurisdicciones como objetivo para la destinación de los productos se establecerán obligatoriamente a definiciones del nivel de riesgo asociado a dicho espacio geográfico se y determinarán los controles que se deben implementar para minimizar este riesgo. Las siguientes áreas geográficas son consideradas de Alto Riesgo:
• Países o Jurisdicciones internacionales definidas por el Grupo de Acción Financiera como países no cooperantes (tomar como referencia la literatura del GAFI).
• Zonas o jurisdicciones de orden nacional con presencia de grupos al margen de la ley, con alta presencia de cultivos de hojas de coca y laboratorios de procesamiento de alcaloides.
• Jurisdicciones catalogadas como paraísos fiscales.
• Zonas con mayor exposición a población desplazada.
• Zonas de frontera.
• Zona y jurisdicciones con altos índices de corrupción.
• Jurisdicciones donde se concentren grupos sometidos a procesos de desmovilización.
Cualquier transacción que se pretenda realizar con una Contraparte hacia y desde una jurisdicción de acuerdo al listado anteriormente relacionado, deberá ser analizado y estudiado por el Oficial de Cumplimiento; quien emitirá las conclusiones que se ajusten a este SAGRILAFT.
d. Política de Producto y Servicios
• En Cemento País SAS somos conscientes que nuestro producto puede ser utilizado por grupos al margen de la ley para la fabricación de sustancias catalogadas como estupefacientes, por tal motivo cada despacho posee una trazabilidad de información y operación que permite establecer los clientes que adquieren nuestras referencias.
e. Políticas de Canales de Distribución
Previo a la incursión en nuevos mercados, CEMENTO PAÍS SAS identificará los Factores de Riesgos LA/FT/FPADM y Eventos propios de ese nuevo mercado y definirá los controles de Riesgos de LA/FT/FPADM pertinentes.
Adicional a los Factores de riesgos, CEMENTO PAÍS SAS establece unos lineamientos claros que canalizan la operatividad del negocio para la efectiva operatividad del SAGRILAFT.
A continuación, se evidencian:
f. Política de Manejo de Efectivo y Pagos
• Durante el proceso de vinculación comercial el proveedor o contratista deberá realizar entrega del certificado bancario en el cual se realizarán los depósitos producto de su venta o servicio a CEMENTO PAÍS SAS. Todos los pagos realizados por el área Financiera, se efectuarán exclusivamente al producto o cuenta bancaria reseñada en el certificado.
• Durante el proceso de vinculación comercial el cliente deberá realizar entrega del certificado bancario desde el cual se realizarán los depósitos a CEMENTO PAÍS SAS producto de sus compras. Todos los pagos recibidos por el área Financiera, se efectuarán exclusivamente desde el producto o cuenta bancaria reseñada en el certificado.
• Para efectos de pagos en efectivo, el monto máximo que se pagará a proveedores y contratistas podrá ser de hasta de tres cientos mil pesos m/cte. ($ 300.000) y estará sujeto al procedimiento de Caja Menor establecido.
• No está permitido recibir efectivo de recaudo de cartera o ventas por ningún colaborador de CEMENTO PAÍS SAS.
• Toda consignación en efectivo debe ser realizada directamente por nuestros clientes, en las entidades bancarias recaudadoras de CEMENTO PAÍS SAS autorizadas por el área financiera.
g. Política de reporte de Operaciones Intentadas, Inusuales, Sospechosas y Señales de alerta
• Los colaboradores y personal vinculado a CEMENTO PAÍS SAS en cumplimiento de sus funciones, deben estar vigilantes para la detección y reporte de todas aquellas señales de alerta, operaciones intentadas, inusuales y/o sospechosas.
• Cuando el empleado y/o personal vinculado tenga fundamentos, evidencias o dudas razonables respecto a fuentes de riesgo que indiquen que podrían estar utilizando a CEMENTO PAÍS SAS en actos de LA/FT/FFPADM, se deberá reportar al superior inmediato y este a su vez al Oficial de Cumplimiento. No es necesario que el empleado tenga certeza de que se trata de una actividad relacionada con delitos fuentes del LA/FT/FPADM.
• Los reportes internos deberán estar debidamente documentados. Los documentos que soportan estos deben ser archivados en forma cronológica, y se debe mantener la reserva frente a la información que se encuentra en custodia del Oficial de Cumplimiento.
• El Oficial de Cumplimiento realizará el reporte como operación sospechosa, cuando así lo determine; ante la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF – en aras de cumplir con el compromiso frente a la lucha contra el LA/FT/FPADM. En caso de que se decida realizar el reporte, este deberá ser entregado única y exclusivamente a través de la herramienta WEB – SIREL dispuesta por esta entidad.
• Se deberá dejar evidencia de las situaciones de riesgo, reportes y soportes conservándose dicha información por un periodo de diez (10) años.
• En ninguna circunstancia, se comunicará a las fuentes de riesgo (contrapartes o terceros) las causas que dieron origen al control implementado, que ha sido objeto de análisis interno y/o reporte ante la autoridad competente.
h. Política de suministro de información a las autoridades competentes
Es deber de los funcionarios y administradores colaborar con la Administración de Justicia, no solo atendiendo los requerimientos expresos de las autoridades, sino auxiliándolos y prestando apoyo absoluto en la lucha contra los delitos de LA/FT/FPADM; de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7.0 del artículo 95 de la Constitución Nacional.
Dentro de las funciones del Oficial de Cumplimiento, está la de atender y coordinar la respuesta a las solicitudes o requerimientos presentados por autoridades competentes en materia de LA/FT/FPADM. Por lo cual CEMENTO PAÍS SAS hará entrega oportuna y veraz de la información que sea solicitada por las autoridades competentes (UIAF, La Fiscalía, la Dian, Supersociedades, etc.) en conjunto con la Alta Dirección, con el apoyo de la Revisoría Fiscal y el área jurídica.
Los requerimientos que realicen las autoridades en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, serán recibidos en el domicilio de CEMENTO PAÍS SAS o a los correos y medios previstos para notificación judicial, serán remitidos de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento el cual deberá responder a tales requerimientos en los tiempos que interpone la ley o que dicho requerimiento especifique.
i. Política de administración de información
• El Manual SAGRILAFT, Manual de Procedimientos, Documentos auxiliares necesarios para la operatividad del Sistema (formatos, instructivos); reposarán en carpeta compartida por el Oficial de Cumplimiento como documento de sólo lectura, para acceso e ilustración del personal interno de CEMENTO PAÍS SAS.
• La documentación generada por la administración del Sistema de Prevención y Control LA/FT/FPADM y por el Oficial de cumplimiento, deberá reposar en una carpeta de uso y manejo exclusivo del funcionario en mención. Sólo el Oficial de Cumplimiento podrá acceder a ella.
• Los registros documentales que soportarán las operaciones, negocios y contratos, los reportes, informes y demás soportes asociados al SAGRILAFT; reposarán en la carpeta garantizando la seguridad de la información. Esta información será almacenada por un periodo de diez (10) años en aras de contar con el material probatorio de debida diligencia.
• La conservación de documentos se realizará de manera secuencial y cronológica, y se buscará en la medida de lo posible, respaldarla a través de una copia digital almacenada en una herramienta tecnológicas.
• Cada colaborador que establece vínculo con la contraparte es responsable de la integridad, veracidad, confiabilidad y confidencialidad de la información recolectada.
• Solo tendrán acceso a la consulta de información de la Contraparte cada responsable reseñado en este documento; Recursos Humanos para el caso de los funcionarios antiguos y nuevos funcionarios y el área de Cumplimiento para proveedores, contratistas, clientes, socios y demás contrapartes.
j. Políticas de Comunicaciones y Capacitación
• Se diseñará la estrategia de capacitación de los empleados que la organización considere como necesarios (posibles factores de riesgo). Esta capacitación se realizará mínimo una (1) vez al año en forma presencial o virtual en caso de que el empleado se encuentre en una jurisdicción diferente o que no pueda asistir a una capacitación presencial. Para los colaboradores in situ, las capacitaciones son presenciales.
• Los nuevos empleados deberán realizar la capacitación básica a SAGRILAFT dentro de su proceso de inducción.
• Se pueden adelantar sesiones adicionales de capacitación al área específica que lo requiera.
• Las capacitaciones serán de carácter obligatorio.
• Si se produjere una actualización al SAGRILAFT que amerite modificación operativa y normativa, se remitirá comunicación al personal estratégico (lideres de procesos); citando a una jornada de actualización.
• Se evaluará a los colaboradores sobre las capacitaciones recibidas.
• En todo caso se debe dejar evidencia de la asistencia a las capacitaciones.
k. Política de sanciones
Los colaboradores de CEMENTO PAÍS SAS están obligados a cumplir con los procedimientos y políticas establecidas en este Manual y en la normativa aplicable para la prevención y control de LA/FT/FPADM.
El incumplimiento o violación de las Políticas SAGRILAFT constituye una falta grave que podrá acarrear sanciones administrativas y llegar hasta la terminación del contrato de trabajo o la relación contractual, sin que haya lugar a indemnización; sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la Ley.
Incurrir en un delito LA/FT/FPADM o la omisión de este, se sanciona de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y en las normas que sean aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la Ley.
CEMENTO PAÍS SAS está en la obligación ante la Ley de informar a las autoridades competentes cuando sus empleados directa o indirectamente faciliten, permitan o coadyuven para que la empresa sirva de instrumento para Lavar activos, Financiar el terrorismo o Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
l. Política de Donaciones y patrocinios
En CEMENTO PAÍS SAS estamos comprometidos a hacer que las cosas sucedan de la manera correcta, para que podamos ser una fuerza para el cambio positivo en todos los lugares donde operamos. La Compañía puede patrocinar acciones sociales. Los patrocinios incluyen cualquier contribución financiera o en especie para un evento organizado o no por un Tercero, a cambio de la oportunidad de publicitar las marcas de CEMENTO PAÍS SAS. Esto podría incluir la exhibición de logotipos registrados por la empresa.
Todos los patrocinios deben ser aprobados primero por el Oficial de Cumplimiento quien deberá realizar la Debida Diligencia y validar en listas restrictivas y vinculantes la idoneidad del Beneficiario Final; para luego autorizar al Área Comercial.